El artículo 4 del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 define al responsable del tratamiento de datos personales como la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento.

Por otro lado, el encargado de tratamiento es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento en las comunidades de propietarios

Tal y como se recoge en el Informe 46/2006 elaborado por la Agencia Española de Protección de Datos, en el supuesto de los datos personales relativos a las Comunidades de Propietarios, la finalidad de llevar a cabo el tratamiento es, precisamente, asegurar el cumplimiento por los propietarios de las obligaciones impuestas por la Ley de Propiedad Horizontal, así como garantizar el adecuado ejercicio por los mismos de los derechos que les corresponden en la Comunidad. En resumen, la finalidad perseguida por estos tratamientos de datos personales será la de asegurar el correcto desenvolvimiento de la Comunidad.

De lo antedicho se desprende que la condición de responsable del tratamiento recaerá sobre la propia Comunidad de Propietarios que es quien, a través de sus Órganos de Gobierno y, en su caso, de la Junta, resolverá sobre las cuestiones relacionadas con la misma.

La condición de responsable de los tratamientos llevados a cabo para la adecuada gestión y funcionamiento de la Comunidad de Propietarios de un inmueble objeto de división horizontal corresponderá a la propia Comunidad.

Dicho esto, el Administrador actuará como encargado del tratamiento de la Comunidad de Propietarios. En un próximo artículo, abordaremos en profundidad la figura del Administrador como encargado del tratamiento.

Responsable del tratamiento en el régimen de propiedad vertical

Sin embargo, en cuanto a la administración y gestión de fincas en alquiler, la actuación del Administrador o Gestor será la de representante legal de su cliente (el propietario o en su caso el arrendatario), recayendo en el administrador o agente de la propiedad, la responsabilidad en relación con el tratamiento de datos que realice a efectos de la gestión o administración de bienes que una persona física le encomiende.

La Agencia Española de Protección de Datos estableció en su Informe 0544/2004 relativo a quién ostentaba la condición de Responsable en supuestos de “comunidad vertical” que, dado que los datos personales de los afectados son incorporados y registrados en el sistema informático del Administrador, realizando éste sobre ellos determinados tratamientos, a los que aplica sus propias finalidades, decidiendo sobre el objeto, contenido y uso de dicho tratamiento, el Administrador se convierte en responsable del tratamiento.

En consecuencia, a diferencia de lo que ocurre con el Régimen de Propiedad Horizontal, en el que el Administrador de Fincas ejerce la administración de una o de varias Comunidades de Propietarios por encargo del responsable, actuando como encargado del tratamiento, en el Régimen de Propiedad Vertical la condición de responsable concurrirá en el propio Administrador o, en su caso, en el correspondiente agente de la propiedad inmobiliaria.