Cómo tramitar el certificado de estar al día en los pagos con la comunidad

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Cuando a un Administrador de Fincas le piden un certificado de estar al día en los pagos con la comunidad para la venta de la vivienda, se enfrenta a una casuística de lo más variopinta que convierte un acto aparentemente simple en un auténtico quebradero de cabeza. En este artículo vamos a responder a varias preguntas que nos permitirán entender mejor este trámite, en concreto:

– 1º.- ¿Qué deuda tengo que certificar?
– 2º.- ¿Hay que recoger en el certificado las derramas de futuro vencimiento?
– 3º.- ¿Tiene que recoger el certificado cantidades devengadas con anterioridad de las que ya no responda el adquirente?
– 4º.- ¿Qué responsabilidad asumo si me equivoco?
– 5º.- ¿Qué pasa si hago el certificado y el vendedor devuelve el último recibo?
– 6º.- ¿Cubre el seguro colegial ésta responsabilidad?
– 7º. El presidente no quiere firmar el certificado, ¿es válido sólo con la firma del secretario?
– 8º.- ¿Puedo cobrar por él certificado?
– 9º.- ¿Puedo entregar el certificado al futuro comprador cuando sea éste quien lo solicite?
10º.- ¿Qué formas existen de elaborar los certificados de deuda?

Antes de contestar estas preguntas es necesario determinar previamente cuál es la naturaleza y efectos de los certificados de deuda. Para ello, es suficiente con acudir a la literalidad del precepto que los regula. La única consecuencia que establece la norma, en el caso de que el certificado sea erróneo o inexacto, es la responsabilidad de los firmantes. Por tanto, el certificado ni tiene carácter vinculante para la comunidad, ni produce efectos constitutivos, modificativos, novatorios ni liberatorios, es decir, no afecta ni a la deuda ni a los sujetos obligados. El certificado de deuda es simplemente una declaración formal e informativa del estado de deudas de un predio. Una declaración que genera una confianza en que los datos consignados en ella sean ciertos y ajustados a la realidad, pues su incorrección genera una responsabilidad personal y directa de quienes firmaron el certificado. Viene a constituir realmente una garantía adicional a la obligación que tiene el vendedor de comunicar al comprador y mencionar en la escritura las cargas y gravámenes del inmueble (1483 CC) y en particular si se halla al corriente en el pago de los gastos generales de la comunidad de propietarios o adeuda alguna cantidad (art. 9.1.e LPH).
En definitiva, el certificado que refleja incorrectamente una deuda no tiene efectos liberatorios ni produce ningún efecto sobre la deuda real, que sigue siendo la misma frente a la comunidad, tanto frente al vendedor como al comprador, únicamente permite a quien sufra el error reclamar daños y perjuicios frente a quien lo firmó, no frente a la Comunidad.

1º.- ¿Qué deuda tengo que certificar?
Señala el artículo 9.1.e LPH que el adquirente de una vivienda o local responde con el propio inmueble adquirido de las cantidades adeudadas a la comunidad de propietarios por los anteriores titulares hasta el límite de los que resulten imputables a la parte vencida de la anualidad en la cual tenga lugar la adquisición y a los tres años naturales anteriores. En el mismo sentido, el artículo 21,1 LPH establece que las obligaciones a que se refieren los apartados e) y f) del artículo 9 deberán cumplirse por el propietario de la vivienda o local en el tiempo y forma determinados por la Junta. En cuanto a las derramas, el artículo 17, apartado 11, de la Ley de Propiedad Horizontal establece que “Las derramas para el pago de mejoras realizadas o por realizar en el inmueble serán a cargo de quien sea propietario en el momento de la exigibilidad de las cantidades afectas al pago de dichas mejoras.” En este mismo sentido resulta ilustrativa la Sentencia de la Audiencia Provincial de Madrid, sección 25ª,  de 4 de noviembre de 2013, en la que se indica que es “el nuevo propietario el que viene obligado al pago de las derramas, conforme a lo establecido en el artículo 9.1 y 21.1 de la Ley de Propiedad Horizontal, pues el pago de las derramas para pago de una obra corresponde al propietario que lo sea en el momento en que la Comunidad las exige por medio del recibo expedido al efecto. Sin que sea necesario justificar la procedencia de las deudas cuando han sido aprobadas en la correspondiente Junta, según las sentencias de la Audiencia Provincial de Madrid, sec. 13ª, 20-10-2006, núm. 437/2006, rec. 21/2006, y 7-5-2013, núm. 181/2013, rec. 749/2012. Siendo el momento de la exigibilidad específica frente al demandante el de la Junta de Propietarios del 17 de mayo de 2010, folios 55 a 57 de autos, cuando se decide la expedición del recibo”. En definitiva, el importe que ha de recoger el certificado es la deuda vencida y exigible al propietario vendedor en la fecha de emisión del certificado.

2º.- ¿Hay que recoger en el certificado las derramas de futuro vencimiento?
   Es aconsejable que el certificado de deudas recoja las de futuro vencimiento o exigibilidad, aunque la ley no lo exige. Dado que la certificación de deuda se emite al propietario vendedor y cuando se solicita surge una relación de arrendamiento de servicios, no se debería certificar devengos de cuotas o derramas futuras, salvo que lo solicite el propietario que contrata la emisión del certificado. Recordar en este sentido la obligación de confidencialidad del administrador (art.1 y 2.1.c del Código Deontológico de los Administradores de Fincas) que existe entre el propietario que contrata con él secretario la emisión del certificado y que el administrador tiene la obligación de promover y proteger los intereses de sus mandantes (art.2.1.a C.D.A.F). No obstante lo anterior y aunque el comprador en la fecha de emisión del certificado es un tercero con el que el secretario no tiene en principio relación ni obligación alguna, el Administrador de Fincas goza de independencia (art. 1 C.D.A.F)  y además tiene la obligación de proteger al consumidor contra el fraude, la presentación errónea o las prácticas incorrectas en el sector inmobiliario, y esforzarse por eliminar dentro de las fincas que gestione, toda práctica susceptible de causar perjuicios a sus propietarios o a terceros (art. 2.1.b C.D.A.F) y actuar siempre conforme a la “lexartis” de la profesión (art.1.a C.D.A.F.). Todo ello, sumado al principio de buena fe que debe regir las relaciones entre vendedor y comprador en el cumplimiento de las obligaciones, exime al Administrador de recabar el consentimiento de su cliente vendedor para informar de esas deudas de futuro vencimiento o exigibilidad. Resulta por tanto una buena práctica el informar de estas derramas futuras, aunque no sea legalmente exigible.

3º.- ¿Tiene que recoger el certificado cantidades devengadas con anterioridad de las que ya no responda el adquirente?
   El adquirente de un inmueble sólo responde de las cuotas vencidas de la anualidad en curso y en los tres años naturales anteriores. Lógicamente si el certificado va dirigido a informar al comprador de la deuda de la que pueda responder, el certificado debería limitarse a ésta. El reflejar una deuda de la que no responde el adquirente, puede frustrar la venta e incluso interpretarse como una coacción al vendedor, lo que puede dar lugar a que el propietario vendedor reclame daños y perjuicios o denuncie al secretario que emite el certificado. No resulta por ello conveniente recoger deudas anteriores de la que no responda el adquirente. No obstante, nada impide hacerlo, siempre que se especifique claramente que esta deuda es del vendedor, pero no se transmite o no debe responder de ella el adquirente.

4º.- ¿Qué responsabilidad asumo si me equivoco?
La obligación que existe entre los firmantes del certificado y el que lo solicita es una obligación que deriva de la ley, pudiendo quien sufra un perjuicio ejercitar la correspondiente acción en reclamación de la responsabilidad mancomunada (art. 1.137 C.C) de los emisores del certificado por su inexactitud. No obstante, cuando quien asume la función de secretario es un administrador profesional, se genera además una relación contractual de prestación de servicios. La responsabilidad por los daños y perjuicios que genere un certificado de deuda inexacto puede exigirse en los cinco años siguientes (art. 1.964.2 C.C.).
Si bien la norma no concreta frente a quién responden los autores del certificado inexacto, resulta evidente que tanto frente a quien solicitó el certificado, el futuro vendedor, como frente al comprador. El último como tercero de buena fe que confía en una declaración que el secretario y el presidente tienen obligación legal de emitir sin errores y el primero además como la persona que solicita y contrata su emisión (responsabilidad contractual).
No obstante, la responsabilidad de quienes emitieron el certificado erróneamente no quiere decir que el vendedor quede eximido de sus propias obligaciones, en este caso de indemnizar al comprador por las cargas o gravámenes ocultos (deudas comunitarias) que no se hayan hecho constar en la escritura, aunque el certificado de deuda no lo recogiese. La acción que tiene el comprador contra el vendedor por esta ocultación de las deudas comunitarias prescribe en el plazo es de un año, desde que el comprador haya descubierto la carga (art. 1.483 CC). Se trata de un plazo más corto que el de la responsabilidad del secretario y/o presidente que emitieron el certificado. Al tratarse de obligaciones y acciones distintas, el perjudicado podrá reclamar la responsabilidad frente a quien estime oportuno y dejar al margen al vendedor.
Cuando se certifique que no existe deuda, aunque no sea así, el comprador seguirá respondiendo frente a la Comunidad con el inmueble de la deuda oculta que realmente exista, pero la ley le faculta para reclamar los daños y perjuicios que sufra a quien firmó el certificado erróneo, siempre que ello le genere algún perjuicio, como cuando la Comunidad le reclama la deuda. El comprador va a seguir respondiendo de la deuda real (no la certificada) con el inmueble adquirido y ello va a dar lugar a una pérdida de derechos en el seno de la comunidad. Así, podrá encontrarse privado del derecho de voto (15.2 LPH), lo que le impedirá no sólo votar sino impugnar los acuerdos que le perjudiquen (18.2 LPH). También podrá ser objeto de un procedimiento judicial en reclamación de la deuda que tenía el vendedor y que no se recogió en el certificado y, ya no sólo tendrá que pagar el importe de una deuda ajena, sino también los gastos de reclamación extrajudicial y las costas del juicio (21.6 LPH).
Por lo que se refiere al vendedor y que es el que realmente generó y tiene la deuda, el certificado erróneo no le produce aparentemente ningún perjuicio, pues seguirá debiendo lo que realmente ya adeudaba. Únicamente puede darse el caso de que el certificado contenga una deuda que no existe y ello frustre la compraventa, lo que podría dar lugar a la obligación de indemnizar daños y perjuicios que, en su caso, se produzcan y acrediten por lucro cesante.

5º.- ¿Qué pasa si hago el certificado y el vendedor devuelve el último recibo?
Como ya se indicó anteriormente el certificado recoge las deudas exigibles e impagadas a fecha de la junta. El Real Decreto-ley 19/2018, de 23 de noviembre, de servicios de pago y otras medidas urgentes en materia financiera (arts. 43 y 48) permite la devolución de los recibos domiciliados durante un plazo de ocho semanas contadas a partir de la fecha de adeudo de los fondos en su cuenta para aquellos casos en que se dio la autorización sin especificar el importe exacto y si, además, el importe del recibo supera el que razonablemente podría esperarse teniendo en cuenta sus anteriores pautas de gasto, en los trece meses posteriores.
Quien elabora el certificado desconoce si esta devolución se va a efectuar, por ello, para que la información al vendedor sea completa y salvar cualquier responsabilidad conviene indicar:
Todo ello sin perjuicio de lo establecido en el Real Decreto-ley 19/2018, de 23 de noviembre, de servicios de pago y otras medidas urgentes en materia financiera, la posibilidad de que se revisen cuotas, derramas o liquidaciones anteriores en juntas que se celebren en el futuro. Este certificado no cubre otras deudas por gastos y/o responsabilidades que no estuviesen vencidos o no fueran exigibles a la fecha de emisión del certificado o que no consten o se deriven de acuerdos en Junta. Así, no se incluyen los posibles saldos positivos o negativos que resulten para el piso/local al finalizar y liquidar cada ejercicio, saldos que no se pueden conocer hasta la finalización del ejercicio y aprobación de las cuentas. Tampoco se incluyen las cantidades que puedan resultar de obras o derramas, que no estuvieran vencidas y fuesen exigibles a la fecha de emisión del certificado ni los consumos variables o individualizables que resulten imputables al piso y no haya sido liquidados, bien por no disponer todavía de recibo, bien por liquidarse posteriormente”.
En cualquier caso, ninguna responsabilidad podrá exigirse a quien emite el certificado de deuda, ya que no existirá la culpa o negligencia que exige el artículo 9.1.e LPH

6º.- ¿Cubre el seguro colegial esta responsabilidad?
La responsabilidad que deriva de un error en la emisión del certificado está cubierta por los seguros de responsabilidad civil que tienen suscritos los colegios profesionales de administradores de fincas a favor de sus colegiados ejercientes. No obstante, suele existir una franquicia o importe mínimo que asume el profesional de su propio bolsillo. En el caso del CAF Asturias la franquicia es de 500 euros, pero si el certificado de deuda se ha emitido a través de la plataforma de emisión de certificados de deuda del Consejo General de Administradores de Fincas, la franquicia baja a 200 euros.

7º. El Presidente no quiere firmar el certificado, ¿es válido sólo con la firma del secretario?
Es bastante frecuente que el presidente de la comunidad se niegue a firmar el certificado, lo que resulta lógico cuando existe un secretario que cobra por ello y además lleva las cuentas como administrador. Ello porque el presidente no es el responsable de la elaboración de las cuentas y no se le puede imponer la ardua tarea de supervisarlas sin compensación alguna para verificar la realidad de la deuda de un propietario. Cuando el presidente firma el certificado asume la misma responsabilidad que el secretario, con la diferencia de que el secretario profesional cobra por su trabajo y tiene cubierta su responsabilidad por un seguro, mientras el presidente ni cobra ni tiene un seguro que le dé cobertura frente a un posible error.
El certificado, aunque sólo está firmado por el secretario cumple perfectamente su función informativa. Hay que tener en cuenta que secretario y presidente responden también de los “perjuicios causados por el retraso en su emisión” y por tanto de su falta de emisión en el plazo de los siete días naturales que marca la ley. Si el presidente no pudiera o quisiese firmarlo y el secretario no lo entregase al propietario que lo solicita, al menos firmado por él, sería responsable también el secretario de su no emisión, pese a no ser el causante de dicha situación.
En definitiva, el secretario queda liberado de su obligación de emisión con la entrega del certificado con su firma. El que falte la firma del presidente no da lugar a que el certificado sea nulo, sino simplemente incompleto sin que deje de ser eficaz en lo que se refiere a la función que desempeña, que es la de informar al adquirente de la deuda que arrastra el inmueble y de la que respondería el adquirente. Desaparecen así los posibles perjuicios que podría sufrir el adquirente que ignorase la deuda que legalmente asume con la compra del inmueble. La única responsabilidad que subsiste es la del firmante cuando se haya equivocado en el importe consignado en el certificado. En estos casos, la responsabilidad del error sólo la asume el secretario y no el presidente que no ha firmado. Por ello, pese a lo que establece la ley, en la mayoría de los casos los certificados se emiten exclusivamente con la firma del secretario, obviando la del presidente, siendo perfectamente válidos aunque no cumplan todos los requisitos legales.
En los borradores del texto de la nueva ley de propiedad horizontal que se están manejando, ya se regula que es suficiente sólo con la firma del secretario, cuando este cargo sea desempeñado por un administrador de fincas profesional, poniendo fin así a la deficiente regulación legal de esta figura.

8º.- ¿Puedo cobrar por él certificado?
El contrato de compraventa es un acto privado de un propietario individual y por tanto la emisión del certificado de deuda también lo es. Su emisión queda al margen de las relaciones de administrador-secretario con la comunidad y se entronca en una relación jurídico privada con el comunero y por la que tiene perfecto derecho a recibir una compensación económica. Si quien expide el certificado es un profesional, no cabe duda de que éste tiene derecho a ser retribuido por sus servicios. En este sentido, el Código Civil señala el carácter esencialmente oneroso tanto del contrato de arrendamiento de servicios (art. 1.546 CC) como el del mandato cuando es ejercido por un profesional (art. 1.711 CC).
Por otro lado, no cabe entender que el coste de emisión del certificado esté comprendido en el coste de los servicios contratadas por la comunidad de propietarios, salvo que se indique lo contrario en el contrato. La emisión del certificado es un servicio que se presta a un propietario en concreto no a la comunidad y por tanto nos encontramos ante un nuevo contrato de arrendamiento de servicios que ha de ser retribuido por el particular que lo solicita, no por la comunidad. Hay que tener en cuenta además que quien certifica es responsable del contenido de la certificación y que ello le obliga a revisar todos los pagos y comprobar que no exista ninguna deuda.
Si un integrante de la comunidad quiere contratar los servicios del administrador del edificio para que le elabore el contrato de arrendamiento de su vivienda o se la venda, le repare un grifo a través su empresa de reparaciones, le envíe un cerrajero porque se ha dejado las llaves dentro del piso, avise a la empresa mantenedora del ascensor para que recoja las llaves que le han caído al foso … o le emita un certificado de deuda para vender su vivienda, ha de pagarlo, no puede ampararse en que el contrato que tiene el administrador con la comunidad de propietarios para que su coste sea asumido directamente o indirectamente por la comunidad de propietarios.

9º.- ¿Puedo entregar el certificado al futuro comprador cuando sea éste quien lo solicite?
   En ningún caso se debe entregar el certificado al comprador, sólo al vendedor o a persona autorizada expresamente por éste. Hay que tener en cuenta que la deuda que pueda tener un propietario es un dato personal y que si se cede o comunica a otra persona que no sea el propietario del inmueble, se estaría infringiendo la normativa de protección de datos, lo que podría llevar a importantes sanciones de la AEPD, además de las obligaciones de confidencialidad y secreto profesional. El futuro adquirente no tiene legalmente reconocido ningún derecho a ser informado directamente de la deuda ni de otras circunstancias que afecten al inmueble o a la comunidad. Al contrario, el Administrador tiene obligación de confidencialidad y no podrá facilitar datos del inmueble a quienes no sean propietarios sin autorización de estos.
Cuando se hace uso de la plataforma de emisión de certificados de deuda del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas se minimiza este riesgo, ya que al solicitante se le entrega un documento con el Código Seguro de Verificación (CSV) para que el notario descargue el certificado a través de la plataforma notarial (SIGNO). Dicho documento no contiene ninguna indicación sobre si existe deuda o no, lo que evita posibles cesiones inconsentidas de datos.

10º.- ¿Qué formas existen de elaborar los certificados de deuda?
   Entre el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España y el Notariado español existe un convenio firmado para la emisión de certificados de deuda firmados digitalmente, el cual se envía del Administrador a la plataforma notarial SIGNO de forma telemática. Este servicio tiene un coste para el propietario que lo usa y lo gestiona la empresa ANCERT, S.A., siendo su uso voluntario. El uso de esta plataforma sólo puede ser utilizada por Administradores Colegiados y requiere el uso de la firma electrónica (FNMT o CAMERFIRMA), lo que reduce el riesgo de que pueda ser falsificado.
Nada impide optar por que el certificado se emita en papel con firma manuscrita, en cuyo caso el Administrador de Fincas de la Comunidad de Propietarios tendrá que informar del coste del mismo a quien lo solicite. El contrato del Administrador con la Comunidad de Propietarios no se considera medio idóneo para informar del precio de este servicio, ya que ni se presta a la Comunidad ni el propietario que lo solicita firma el mismo.
Para darse de alta y usar la plataforma de certificados de deuda existe todo tipo de información y documentación en la página web del CAF Asturias, en la sección «Gestiones electrónicas, incluido el Convenio entre el Consejo General de Administradores de Fincas de España y el Consejo General del Notariado.

 

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